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7 claves para la buena administración de tu empresa

Te voy a contar paso a paso las claves para llevar de la forma más adecuada la administración de tu empresa.

Tras los años que llevo de experiencia en empresas en las que cuando empecé tenían pocos años de vida, hasta llegar a donde estamos, teniendo cada día que añadir nuevos procedimientos, nuevas técnicas, chocándome muchas veces y aprendiendo de mis propios errores me llevan a las siguientes conclusiones.

A pesar de que soy consciente de que faltaran cosas importantes según la casuística de cada negocio, voy a facilitarte las 7 claves para la buena administración de tu empresa.

1º Mantener el orden

Lo primero es ser ordenado o tener cerca a una persona ordenada, para que cada cosa esté en su sitio, por tanto, es fundamental que cuando necesitemos una factura, un impuesto, un certificado, albarán, escritura o cualquier documento de nuestra empresa sepamos siempre donde esta. Esto nos dará rapidez y agilidad a la hora de funcionar, haciendo que nuestro tiempo sea lo mas eficiente posible.

2º El mundo digital

Es mas que evidente que el mundo digital hoy en día es un hecho y una realidad. Un ordenador e internet nos da una serie de herramientas fundamentales para poder administrar nuestra empresa de una forma sencilla, entre otros software citaré algunos que para mi son fundamentales:
-DropBox (o similares): Te da la opción de guardar información en una carpeta en la nube, de manera que desde diferentes dispositivos puedas abrirla y compartirla con otro usuarios a los que les des acceso
-Paquete Office: Obviamente el tratamiento de texto es fundamental, el Word, Excel, Access, Power Point y Outlook son los programas que componen el office, de los cuales Word, Excel y Outlook son mi día a día, Word te da la posibilidad de transcribir todo tipo de informes e informaciones que necesite darle formato o tenerla en digital. Excel es la herramienta por excelencia (tal y como dice mi compañera Sandra en su blog) y la base de nuestro trabajo, sirve para hacer todo tipo de hojas de cálculos, desde llevar las cuentas de la empresa hasta llevar controles de entrada/salida de mercancía, conciliación de facturas… Y Outlook es un software que no solo te permite enviar, recibir y administrar el correo electrónico, sino que también administra el calendario y los contactos, otra gran herramienta.
-Navegador de internet: (Firefox, Google Chrome, Safari…) Cualquiera de ellos es valido para poder realizar búsquedas de información, de clientes o proveedores o mirar como esta nuestra competencia, manejo de banca online, conectar con la extranet de nuestra empresa y poder ver a diario que pasa en nuestros establecimientos… básicamente estar conectados al entorno!
-PMS: Un programa de gestión de nuestro negocio, según al sector al que nos dediquemos seria fundamental para llevar un control de las ventas, stocks y demás por menores de nuestro negocio.

3º Digitalización de información

Ahora que ya os he contado algo sobre la herramienta DropBox, os puedo decir que una de las cosas que hemos añadido últimamente después de varios años funcionando es la digitalización (escaneo) de toda la información de la empresa, tales como escrituras de las sociedades, DNI de los socios, contratos de alquiler, contratos de trabajo, impuestos… Todo esto sumado a un buen orden en nuestro DropBox puede hacer que seamos imparables y súper eficaces a la hora de buscar información y de reunirla, en caso de ser necesario para enviarla a bancos, proveedores, presentarla para subvenciones…

4º Flujo de información

Es fundamental para el buen funcionamiento de la administración y de la empresa, que la información fluya bien dentro y fuera de la misma, con el uso de la herramienta Outlook (que ya hemos visto por encima mas arriba), haremos que todas las peticiones, órdenes, réplicas de otros emails,… tanto enviados como recibidos estén bien gestionados, ya que es fundamental dejar constancia escrita de todos los movimientos que hagamos, así siempre podremos ser veraces a la hora de rebatir algo.

5º El Check List

Bueno, esto es una “herramienta” a la cual voy a reconocer que al principio estuve reacio a usarla, pero que con el paso del tiempo se ha hecho indispensable para mi trabajo, sobre todo teniendo en cuenta que por mi puesto y mis funciones no siempre hago las mismas tareas y no siempre estoy sentado en mi escritorio… Consiste en tener en una tabla creada en Excel una lista de las tareas diarias, semanales y mensuales que tenemos que hacer, así no se nos olvidara nada en nuestro día a día de trabajo, con un hueco en blanco para nuevas tareas puntuales que surjan.

Yo personalmente la tengo impresa por semanas y así voy haciendo cruces cuando la tarea esta hecha y terminada.

6º Comprobaciones diarias

Para controlar el dinero de la empresa, obviamente hay que hacer unas comprobaciones, que desde aquí os recomiendo hacerlas a diario, ya que los problemas serán mas fáciles de solucionar si lo hacemos todos los días, como ejemplo os digo que nosotros tenemos una hoja de Excel con los días del mes, en la columna de al lado vamos apuntando los cobros de los diferentes TPV que nos da nuestro PMS (programa de gestión) y en la siguiente columna, lo que realmente entra en el banco y en una cuarta columna la diferencia entre una columna y otra, el resultado debería ser siempre 0€, así podremos perseguir fácilmente los fallos.

Esto mismo lo podemos hacer con el efectivo.

7º Persecución incansable

Para terminar de dar lo que para mis son las claves para llevar en condiciones la administración de tu empresa, os voy ha hablar de algo bastante importante, la documentación que acredita nuestros movimientos, las facturas emitidas y las facturas recibidas. Las emitidas deberían de ser fáciles si tenemos un PMS, simplemente sacamos un listado de facturas emitidas y listo. El problema vendría con las facturas recibidas, ¡¡¡No siempre llegan!!! Os pasará que veréis cargos en vuestro banco o que hagáis transferencias con urgencia para lo cual no tengáis una factura que justifique ese gasto, por tanto, es FUNDAMENTAL que persigáis a vuestro proveedor hasta que la tengáis y no tiene porque ser un proveedor pequeño, puede pasarte con grandes compañías, porque no tengáis acceso a su área de cliente u otros motivos, debéis de perseguir el tener toda la información en vuestro poder, para dársela a vuestro gestor o asesor, así la contabilidad estará bien hecha.

 

Fernando Sainz Asesoría Inteligente SoulKitchen

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Sobre el Autor: SoulKitchen

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